为什么 PDF 在现代商业中必不可少
可移植文档格式（PDF）由 Adobe 于 1993 年创建，有一个明确的目标：让文档在任何地方看起来都相同。在 PDF 之前，在 Mac 上创建的文档在 Windows PC 上打开时通常看起来完全不同，打印时更糟糕。PDF 通过将文档与显示它所需的所有字体、图像和布局信息捆绑在一起解决了这个问题。
如今，PDF 是商业文档的事实标准。合同、发票、报告、提案、手册和无数其他类型的文档每天都以 PDF 形式交换。尽管已有 30 多年的历史，但该格式仍在不断发展，增加了可访问性、安全性和交互性的新功能。
PDF 安全：保护敏感信息
基于密码的加密
PDF 支持两种类型的密码：用户密码（打开文档所需）和所有者密码（更改限制所需）。现代 PDF 阅读器支持 AES-256 加密，按当前技术实际上无法破解。
对于高度敏感的文档，您应该：
- 同时使用用户密码和所有者密码
- 选择 AES-256 加密（不是较旧的 RC4，它有已知的弱点）
- 使用强而独特的密码（12+ 个字符，混合大小写、数字和符号）
- 通过与 PDF 不同的渠道传输密码（例如，通过电子邮件发送 PDF，但通过短信或电话告知密码）
编辑删除：永久删除敏感信息
许多人认为在 PDF 中的敏感信息上放置黑色矩形会真正删除它。不会。文本仍然存在，只是隐藏在视觉元素后面。任何拥有基本 PDF 编辑器的人都可以移除矩形并查看底层文本。
真正的编辑删除会从 PDF 文件中永久删除文本。如果您要分享法律文档、财务报告或医疗记录，请始终使用适当的编辑删除工具。PDF 规范支持称为"编辑删除注释"的功能，用于标记要删除的内容，但删除必须由适当的编辑删除工具执行，而不仅仅是视觉覆盖。
数字签名
对于需要身份验证的文档，PDF 支持基于公钥加密的数字签名。数字签名的 PDF 可以证明：
- 文档是由特定人签署的
- 自签署以来文档未被修改
- 签署时签署证书有效
这对于合同、法律文件和任何真实性很重要的文档都是非常宝贵的。许多国家/地区有法律（如欧盟的 eIDAS 和美国的 ESIGN）赋予数字签名 PDF 与带手写签名的纸质文档同等的法律效力。
PDF 压缩：减小文件大小
大型 PDF 是一个常见的问题，尤其是在通过电子邮件发送它们或上传到 Web 表单时。50MB 的 PDF 可能太大而无法通过电子邮件发送，上传到服务可能需要很长时间。好消息是大多数大型 PDF 都可以大幅减小。
为什么 PDF 变得很大
几个因素导致 PDF 文件大小过大：
- 未压缩的图像：单个高分辨率照片可能达到数 MB。如果在 PDF 中嵌入时不进行压缩，会大大增加文件大小。
- 嵌入的字体：PDF 可以嵌入字体以确保一致的显示，但字体文件可能很大。
- 重复的资源：许多 PDF 多次包含相同的图像而没有优化。
- 低效的压缩设置：某些 PDF 创建工具默认使用次优设置。
压缩策略
优化图像：大多数 PDF 工具可以将图像降采样到适合预期用途的分辨率。对于屏幕查看，150 DPI 通常就足够了；对于打印，300 DPI 是标准。再高很少能改善感知质量，但总是会增加文件大小。
对照片使用 JPEG，对扫描使用 JBIG2：PDF 支持针对不同内容类型的不同压缩算法。JPEG 适用于照片；JBIG2 专为扫描文档设计，与未压缩的扫描相比，可以生成小 5-10 倍的文件。
子集字体：与其嵌入整个字体文件，不如仅嵌入文档中使用的字符。这会大幅减小字体密集型文档的大小。
删除不必要的元素：如果不需要，可以删除表单域、注释、隐藏图层和元数据等。
合并重复流：当同一图像多次出现时，可以存储一次并多次引用。
优化良好的 PDF 可以比优化不佳的 PDF 小 10-50 倍，而没有可见的质量差异。我们的 PDF 压缩工具会自动处理所有这些优化。
PDF 可访问性：惠及所有用户
可访问性在许多情况下既是法律要求，也是包容性设计的基本方面。无障碍 PDF 可以由屏幕阅读器读取、通过键盘导航，并被有认知或视觉障碍的用户理解。
关键的可访问性要求
标记 PDF：标记的 PDF 包含屏幕阅读器可以用来导航的结构信息。没有标记，PDF 对辅助技术来说基本上就是一张图像。
阅读顺序：PDF 必须定义应读取内容的顺序。这通常从文档结构推断，但可能需要显式设置。
替代文本：所有图像和非文本元素都需要替代文本描述，以便屏幕阅读器用户可以理解内容。
文档语言：PDF 应指定其主要语言，帮助屏幕阅读器选择正确的发音和翻译。
颜色对比度：文本和重要视觉元素必须与背景有足够的对比度。WCAG 2.1 建议普通文本的对比度至少为 4.5:1。
表单域标签：所有表单域都必须有屏幕阅读器可以宣读的描述性标签。
法律要求
许多司法管辖区现在有适用于 PDF 的可访问性法律：
- ADA（美国）：政府和许多私人网站上的 PDF 必须是可访问的
- EAA（欧盟）：欧洲可访问性法案要求许多产品和服务的 PDF 是可访问的
- Section 508（美国）：要求联邦机构制作可访问的 PDF
不遵守可能导致诉讼和罚款。能够检查 PDF 可访问性的工具（如 Adobe Acrobat Pro 的可访问性检查器）应成为任何文档制作工作流程的一部分。
PDF 协作：共同处理文档
现代 PDF 支持多种功能，使协作更容易：
注释和注解
PDF 支持丰富的注释集，包括：
- 文本注释（便签）
- 带注释的高亮文本
- 绘图工具（线条、箭头、形状）
- 印章（例如"已批准"、"机密"）
- 文件附件
- 音频和视频注释
这些注释存储在与文档内容分开的图层中，因此它们不会影响文档打印时的外观。这使 PDF 非常适合多个利益相关者需要提供反馈的审阅工作流程。
表单域
PDF 表单可以包括各种字段类型：文本字段、复选框、单选按钮、下拉菜单，甚至数字签名字段。填写后，表单数据可以以结构化格式导出以进行处理。
对于需要从许多人那里收集信息的组织来说，PDF 表单提供了一种通用解决方案，不需要任何特定软件 —— 只需要一个免费的 PDF 阅读器。
实时协作
基于云的 PDF 服务现在支持类似于 Google Docs 的实时协作。多个用户可以同时查看和注释同一个 PDF，更改会在所有用户之间同步。这对于以下情况特别有用：
- 审查合同的法律团队
- 获得创意作品反馈的设计团队
- 协作宣传册的营销团队
- 审查技术文档的工程团队
PDF/A：归档标准
对于需要保存多年的文档，PDF/A 标准提供了专为长期归档设计的 PDF 的特定子集。PDF/A 有严格的要求：
- 没有外部依赖（必须嵌入所有字体，没有 JavaScript）
- 没有加密（以便后代始终可以阅读它）
- 自包含（所有必需的资源捆绑在文件中）
- 指定色彩空间（以便颜色不会随时间变化）
有长期归档需求的政府机构、图书馆和其他组织通常要求提交的文档使用 PDF/A。许多司法管辖区现在接受 PDF/A 作为法院文件和监管提交的标准格式。
日常 PDF 使用的实用技巧
- 使用正确的工具：不同的任务需要不同的工具。对于简单的查看，免费的阅读器就可以了。对于编辑，您需要适当的编辑器。对于可访问性，您需要专门的工具。
- 保留原件：始终在 PDF 旁边保留可编辑的原件（Word、InDesign 等）。PDF 非常适合分发，但不适合编辑。
- 在共享前进行优化：花一点时间在通过电子邮件发送 PDF 之前对其进行压缩。您的收件人会感谢您。
- 添加元数据：PDF 可以包括标题、作者、主题和关键字元数据。这使它们以后更容易通过搜索找到。
- 使用书签：对于较长的 PDF，为每个主要部分添加书签。这使导航更加容易。
- 在多个设备上测试：在分发重要的 PDF 之前，请在不同的设备和 PDF 阅读器上对其进行测试，以确保它在任何地方看起来都正确。
- 保持软件更新：PDF 阅读器漏洞是常见的攻击向量。请将您的阅读器更新到最新版本。
PDF 的未来
PDF 继续发展。2017 年发布的 PDF 2.0 标准增加了对更好加密、地理位置、增强现实和改进的可访问性的支持。PDF 2.0 还包括对机器学习衍生内容（如手写识别）的更好支持。
PDF 中的 JavaScript 虽然对交互式表单有用，但也是安全风险，正在许多场景中被弃用。未来的 PDF 规范可能会专注于安全性和可访问性的改进。
就目前而言，PDF 仍然是共享在任何地方看起来都相同的文档的最可靠方式。通过遵循本指南中的最佳实践，您可以确保您的 PDF 对于您拥有的任何业务需求都是安全、可访问、高效和有效的。
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